放手，讓流程與數(shù)據(jù)說(shuō)話

——中山市中恒電器有限公司信息化應(yīng)用故事

初秋的中山，夏日的炎熱依然沒有消退的痕跡。正午時(shí)分熾熱的太陽(yáng)依然彰顯她的威力。剛剛會(huì)見完一個(gè)重要客戶匆匆從外面趕回公司的付總，沒有顧得上擦滿臉的汗水，徑直走向他再熟悉不過的辦公室，坐到辦公桌旁，打開筆記本電腦，進(jìn)入用友T6企業(yè)管理軟件，一張日期顯示為“2009年8月26日”需要審批的采購(gòu)訂單清晰的顯示出來(lái)，付總仔細(xì)地瀏覽完采購(gòu)訂單上的所有內(nèi)容，采購(gòu)價(jià)格，供應(yīng)商歷史價(jià)格信息，購(gòu)買材料的品名，規(guī)格以及預(yù)計(jì)到貨的日期后，下意識(shí)地抬頭看了一下對(duì)面墻上的日歷時(shí)鐘，定格在“2009年8月26日”，于是點(diǎn)擊“確認(rèn) ”按鈕，付總輕松的表情幾乎與顯示屏幕上“采購(gòu)訂單審核成功”的提示框同時(shí)出現(xiàn)。

付總喝了一口早上出門前剛剛泡過的還沒來(lái)得及喝的涼茶，或許今天的茶有別樣的滋味，值得付總細(xì)細(xì)去品味，或許作為企業(yè)應(yīng)用管理軟件的決策者，從ERP選型到系統(tǒng)在企業(yè)上線應(yīng)用，一路走來(lái)，除了品味過去從創(chuàng)業(yè)到管理企業(yè)的艱辛外，更多值得品味的是系統(tǒng)上線后給企業(yè)帶來(lái)的前所未有的變化以及從前人力不可為的管理目標(biāo)在ERP系統(tǒng)中的實(shí)現(xiàn)，使這個(gè)30出頭的年輕企業(yè)總經(jīng)理陷入了深深的沉思中。而從辦公室外隱約傳來(lái)遠(yuǎn)處車間機(jī)器轟鳴聲，似乎也昭示著企業(yè)如今快速、井然、規(guī)范、順暢的管理流程秩序。

從一無(wú)所有到行業(yè)三甲的蛻變

像所有懷揣創(chuàng)業(yè)夢(mèng)想的年輕人一樣，付總在2004年開始了他的創(chuàng)業(yè)之路，創(chuàng)業(yè)之地選擇了中山。闖蕩于制造企業(yè)云集的珠江三角洲開辦一家以溫度控制器的研發(fā)、生產(chǎn)、加工、銷售于一體的企業(yè)，對(duì)于想要在中山開拓出自己的一片天地的外地人來(lái)說(shuō)，是需要十足的勇氣和決心的。而2004年起創(chuàng)辦這家企業(yè)，用付總的話就是從“一無(wú)所有”開始，但是此時(shí)用這樣一個(gè)詞來(lái)概括當(dāng)初創(chuàng)業(yè)的狀況，付總比崔健歌中表達(dá)的“一無(wú)所有”多了幾分堅(jiān)定和自豪，透過這句話和付總創(chuàng)辦的“中山中恒電器有限公司”以及如今企業(yè)規(guī)模發(fā)展、穩(wěn)步前行的狀況，我們似乎也從付總身上也看到了所有江西人勤奮，睿智，堅(jiān)持，具有中庸的思想的所有優(yōu)點(diǎn)。在企業(yè)前臺(tái)醒目的紅色“恒冠”品牌標(biāo)識(shí)也把付總?cè)谌肫髽I(yè)的一切表露無(wú)疑。

企業(yè)自2004年成立以來(lái)，企業(yè)一點(diǎn)一滴的變化和成長(zhǎng)，付總都會(huì)看在眼里。白手創(chuàng)辦，一手管理，付總像關(guān)注自己孩子成長(zhǎng)一樣去關(guān)注企業(yè)的成長(zhǎng)和變化。幾年來(lái)的努力，從只有幾個(gè)人的小作坊，發(fā)展到今天擁有近200人，三個(gè)具有規(guī)模的生產(chǎn)車間并具有國(guó)內(nèi)先進(jìn)的生產(chǎn)流水線、完備的電腦檢測(cè)實(shí)驗(yàn)設(shè)備和不斷創(chuàng)新的各種高低溫的溫度控制器、低溫的壓力式溫度控制器產(chǎn)品的企業(yè)，無(wú)論在生產(chǎn)規(guī)模，還是在研發(fā)能力，異或是行業(yè)品牌知名度上都有了快速的發(fā)展。對(duì)于面向高低溫的溫度控制器，低溫的壓力式溫度控制器生產(chǎn)的加工企業(yè)來(lái)說(shuō)，中山中恒電器有限公司可謂已經(jīng)進(jìn)入了行業(yè)三甲的行列。

ERP實(shí)施，從一手管理到放手管理

“走對(duì)路，管好理，用好錢。”這簡(jiǎn)短的三句話，在企業(yè)快速發(fā)展過程中卻不那么容易，這對(duì)于付總來(lái)說(shuō)也深有體會(huì)。選擇這個(gè)行業(yè)，從這幾年的發(fā)展來(lái)看確實(shí)是走對(duì)路了，而這條路如何走下去，如何應(yīng)對(duì)企業(yè)在快速發(fā)展中的各種變化和遇到的管理瓶頸？

像所有快速發(fā)展中的企業(yè)一樣，尤其對(duì)于像中山中恒電器有限公司這樣的五金加工型的企業(yè)，原料品種多，產(chǎn)品設(shè)計(jì)更新?lián)Q代快，再加上激烈的市場(chǎng)價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)，企業(yè)面臨著很大的成本壓力。而在企業(yè)內(nèi)部，隨著企業(yè)的快速發(fā)展也不可避免的遇到了一些管理瓶頸，一些管理問題相繼暴露出來(lái)。近千種材料的庫(kù)存管理，在手工統(tǒng)計(jì)下人為因素多，不秩序，不真實(shí)，不科學(xué)。信息數(shù)據(jù)的失真，沒有追溯和制約失去公平性。信息反映速度慢，跟不上企業(yè)生產(chǎn)的步調(diào)，拉長(zhǎng)生產(chǎn)周期，影響產(chǎn)品的交付。業(yè)務(wù)流程不規(guī)范，過程復(fù)雜，過多的時(shí)候摻雜了人的感情來(lái)處理事情，沒有監(jiān)控的手段，人為干預(yù)多。所有這一切在企業(yè)未來(lái)發(fā)展之路上設(shè)置了一個(gè)“屏障。”企業(yè)做大、做強(qiáng)的目標(biāo)如何能實(shí)現(xiàn)？成了擺在付總和所有與企業(yè)一起走過來(lái)的人員面前亟待解決的問題。此時(shí)，利用行之有效的管理工具輔助企業(yè)內(nèi)部管理和流程秩序的實(shí)現(xiàn)無(wú)疑是企業(yè)的不二之選。

而回想起當(dāng)初選擇用友T6企業(yè)管理軟件，付總和領(lǐng)導(dǎo)班子成員也是做了精心地調(diào)研和比較的，而今天看到系統(tǒng)上線后給企業(yè)帶來(lái)的變化，尤其是流程審批，一張訂單以最簡(jiǎn)潔、直觀、只占原來(lái)1%的時(shí)間進(jìn)行處理，把那99%的流程等待、找人、無(wú)數(shù)個(gè)電話確認(rèn)、被遺忘等統(tǒng)統(tǒng)化為“烏有。”從這一點(diǎn)上來(lái)說(shuō)，付總很得意于當(dāng)初的選擇，認(rèn)為自己在 “用好錢”上還是比較有一套的，至少，系統(tǒng)應(yīng)用的效果與自己當(dāng)初制定的目標(biāo)是一致的。

付總還能清晰的記得在實(shí)施ERP之初，把一張張紙質(zhì)的企業(yè)業(yè)務(wù)流程圖放在ERP項(xiàng)目負(fù)責(zé)人財(cái)務(wù)總監(jiān)手里時(shí)自己復(fù)雜的心情。顯然，付總是想把“管理”放手了，交給ERP系統(tǒng)去處理了，同時(shí)也把在 “一窮二白”的企業(yè)推行信息化管理的“大事”委任給了一個(gè) “外人。”說(shuō)到“外人”這個(gè)詞，或許對(duì)付總這樣的企業(yè)來(lái)說(shuō)，也不算言過其實(shí)。很難想象像付總這樣白手起家的企業(yè)不是由眾親來(lái)管理的。作為新一代的年輕企業(yè)家，付總特別欣賞聯(lián)想總裁柳傳志在經(jīng)營(yíng)聯(lián)想所推行的企業(yè)經(jīng)營(yíng)理念和用人理念，“做沒有家族的家族企業(yè)。”“疑人不用，用人不疑”，正是這樣的企業(yè)經(jīng)營(yíng)和用人理念，財(cái)務(wù)總監(jiān)就是這樣一個(gè)付總從其他企業(yè)“挖”過來(lái)的“外人。”把ERP項(xiàng)目在企業(yè)的實(shí)施、推行交給了他，付總對(duì)財(cái)務(wù)總監(jiān)的信任可見一斑。而ERP系統(tǒng)在企業(yè)中從推行、應(yīng)用到如今給企業(yè)帶來(lái)的前所未有的變化，作為企業(yè)的掌舵人，付總從一手管理到放手管理，我們看到更多的是這位年輕企業(yè)家身上的遠(yuǎn)見和卓識(shí)。

流程規(guī)范：限價(jià)限量受控

付總認(rèn)為企業(yè)發(fā)展重要的是管理，而管理的重點(diǎn)是企業(yè)的產(chǎn)，供，銷的關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程的管理，企業(yè)管理是業(yè)務(wù)流程規(guī)范管理的過程，像中小企業(yè)流程要簡(jiǎn)單，順暢，可控，數(shù)據(jù)反映及時(shí)，效率要高。不能像大企業(yè)那樣制定繁瑣，復(fù)雜的流程，反而會(huì)增加企業(yè)的運(yùn)營(yíng)成本。

而今天，付總利用用友T6企業(yè)管理軟件在企業(yè)的實(shí)施應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)了當(dāng)初的設(shè)想。規(guī)范流程，簡(jiǎn)化手續(xù)，避免人為的干預(yù)。在采購(gòu)業(yè)務(wù)中實(shí)現(xiàn)限價(jià)，按照計(jì)劃配額采購(gòu)，從而從源頭上控制材料成本。在生產(chǎn)計(jì)劃、采購(gòu)計(jì)劃制定以及生產(chǎn)領(lǐng)料過程中實(shí)現(xiàn)限量，規(guī)范物料領(lǐng)用秩序，減少浪費(fèi)，降低材料耗用和成本。在銷售業(yè)務(wù)管理中實(shí)現(xiàn)銷售業(yè)務(wù)的追蹤，按照客戶的回款信譽(yù)度和回款額度執(zhí)行客戶等級(jí)分類，把企業(yè)的資金風(fēng)險(xiǎn)控制到最低，避免了應(yīng)收款的增加，有效地對(duì)企業(yè)資金進(jìn)行快速回籠。

付總在企業(yè)始終堅(jiān)持“法制為主，人制為輔”的經(jīng)營(yíng)理念，希望通過ERP系統(tǒng)的推行將人的因素降到最低，提高數(shù)據(jù)的真實(shí)性，提供給企業(yè)的管理者和決策者準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)，讓管理者的決策更有針對(duì)性，有目的性，從而給企業(yè)的持續(xù)發(fā)展起到更大的促進(jìn)作用，更加有保障。對(duì)于財(cái)務(wù)上來(lái)說(shuō)，資金流的動(dòng)態(tài)調(diào)配，成本的控制都能在系統(tǒng)中得到有效控制。對(duì)于從前投入大量的時(shí)間和人力去核對(duì)配件單進(jìn)行月末匯總，核算的情景，財(cái)務(wù)總監(jiān)還記憶猶新。而現(xiàn)一個(gè)人坐在辦公室中，能夠通過系統(tǒng)清晰的看到材料的消耗過程?？s短了核算時(shí)間的同時(shí)，提高了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確度。從原來(lái)成本核算長(zhǎng)達(dá)一周的緊張、忙碌中解脫出來(lái)。

對(duì)于物控部門的采購(gòu)計(jì)劃制定來(lái)說(shuō)，從原來(lái)接到客戶訂單要打電話詢問倉(cāng)庫(kù)的庫(kù)存情況，進(jìn)行手工編制采購(gòu)計(jì)劃，經(jīng)常出現(xiàn)多采購(gòu)和少采購(gòu)、漏采購(gòu)的情況，影響車間生產(chǎn)，造成產(chǎn)品交付延期，到如今能夠準(zhǔn)確制定采購(gòu)計(jì)劃并能按照配額采購(gòu)，按照系統(tǒng)審批的供應(yīng)商價(jià)格采購(gòu)，計(jì)劃部門的小何也覺得輕松得多了。通過采購(gòu)訂單執(zhí)行統(tǒng)計(jì)表，時(shí)實(shí)跟蹤采購(gòu)進(jìn)度，提高材料的交貨期，避免車間斷料和庫(kù)存積壓。五、六個(gè)倉(cāng)庫(kù)人員奔波于兩個(gè)分廠之間，忙亂的場(chǎng)景已經(jīng)不復(fù)存在，取而代之的是四個(gè)倉(cāng)庫(kù)包括零部件倉(cāng)庫(kù)、動(dòng)力件倉(cāng)、成品倉(cāng)，輔助材料倉(cāng)，只需一個(gè)人就能夠?qū)⑦@些倉(cāng)庫(kù)的信息非常完整、詳細(xì)的記錄下來(lái)，出入庫(kù)信息非常清晰、明細(xì)和規(guī)范，為企業(yè)物料控制奠定了良好的基礎(chǔ)。

如今的中山中恒電器有限公司，事事有程序，人人首程序。這不，付總也是剛剛才完成一個(gè)采購(gòu)訂單的審批。“塑企業(yè)形象，創(chuàng)行業(yè)名牌”是付總和所有中恒人追求的夢(mèng)想。而用友T6企業(yè)管理軟件的應(yīng)用是企業(yè)依托于信息化管理邁出的一小步。也就是這樣一小步像窗外初秋的陽(yáng)光可以給在田的萬(wàn)物帶來(lái)成熟一樣，可以使之走向收獲的季節(jié)。