促進(jìn)管理升級•實現(xiàn)行業(yè)領(lǐng)先

——貴州積廚創(chuàng)造食品有限公司信息化建設(shè)記實

企業(yè)簡介:

貴陽積廚創(chuàng)造食品有限公司（前身貴州隆之源新奇特餐飲原料商行）創(chuàng)立于2006年，在公司董事長楊承宇先生的帶領(lǐng)下，公司團(tuán)隊依靠“銳意進(jìn)取、開拓創(chuàng)新、誠信經(jīng)營”的經(jīng)營理念，集新奇特餐飲原料產(chǎn)品研發(fā)、產(chǎn)品推廣、銷售、菜譜制作、餐飲文化傳播等為一體，覆蓋產(chǎn)品設(shè)計研發(fā)、零售、批發(fā)、連鎖加盟、配送等業(yè)態(tài)，5年內(nèi)迅速從一個不足20平米的小門店發(fā)展成貴州省及西南地區(qū)餐飲原料凍品銷售行業(yè)的龍頭企業(yè)，年銷售額近億元。目前擁有物流配送中心3個（貴陽、武漢、濟(jì)南）、自營樣板門店3個、加盟門店30多個，全國經(jīng)銷商和客戶3000多家，擁有的產(chǎn)品商標(biāo)品牌及專利10多項。

信息化建設(shè)之路:

在企業(yè)創(chuàng)立之初，楊承宇先生就非常重視學(xué)習(xí)優(yōu)秀的經(jīng)營管理之道和應(yīng)用先進(jìn)的管理工具。在公司還是一個小門店的時候，就購買過一個單機(jī)版的小型管理軟件，并隨著企業(yè)的發(fā)展不斷的升級擴(kuò)展，截止2013年初前后投入近20多萬元用于信息系統(tǒng)的硬件與軟件建設(shè)。但隨著企業(yè)的發(fā)展壯大，門店、物流配送中心、加盟商、客戶等越來越多，人員從最開始的幾人擴(kuò)展到2012年的90多人的團(tuán)隊，急需從初創(chuàng)時的“個體商戶式的粗放管理向公司化的精細(xì)化和標(biāo)準(zhǔn)化管理”過度，如何實現(xiàn)統(tǒng)一的客戶價格銷售政策、如何建立健全財務(wù)內(nèi)控體系、如何對各個部門進(jìn)行業(yè)績考核評價、如何建立規(guī)范的管理流程等成為制約企業(yè)進(jìn)一步發(fā)展和健康成長的重要環(huán)節(jié)，這都急需快速建立和完善。

將信息化管理進(jìn)行到底

“我們認(rèn)識到對公司心進(jìn)行信息化深化改革，發(fā)掘和提升管理已變得刻不容緩，完善信息化是我們遲早都要邁過的一道坎兒。”楊承宇回憶，在走出這艱難的第一步后，既然沒有回頭的可能性，他索性就帶著大家走到底，進(jìn)行信息化管理的“徹底革命”。          

大家都摩拳擦掌，躍躍欲試！楊承宇決心帶領(lǐng)他的團(tuán)隊對企業(yè)進(jìn)行深入管理，他們的目標(biāo)很明確：銷售價格管控、實時庫存管控、門店收銀管控、采購防斷貨管控、客戶信息安全管控、財務(wù)往來結(jié)算管控、財務(wù)成本管控也業(yè)績報表綜合分析。

2013年上半年經(jīng)過多方的選型和比較，最終選定國內(nèi)知名軟件“用友暢捷通T+”作為公司管理軟件新的平臺系統(tǒng)，暢捷通貴州區(qū)最佳口碑服務(wù)商“貴州博軟科技”作為實施顧問。通過2個月的業(yè)務(wù)調(diào)研、流程梳理、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備和1個多月的培訓(xùn)輔導(dǎo)，T+系統(tǒng)最終于2013年8月底正式上線整體運行。

上線應(yīng)用模塊有：財務(wù)總帳、UFO財務(wù)報表、現(xiàn)金銀行、資產(chǎn)管理、采購管理、銷售管理、倉儲管理、往來管理、手機(jī)移動應(yīng)用等，實現(xiàn)了公司門店批發(fā)零售、物流配送、經(jīng)銷與加盟連鎖、菜譜制作等各業(yè)務(wù)板塊與財務(wù)的一體化管理，每天公司有50%以上的人員借助系統(tǒng)來完成日常工作。

關(guān)鍵應(yīng)用總結(jié):

貴州積廚創(chuàng)造的T+軟件系統(tǒng)的關(guān)鍵應(yīng)用如下8個關(guān)鍵點：

1.銷售價格管控：

• 應(yīng)用前：——各個門店、物流中心各自為政，對客戶沒有統(tǒng)一的價格管控，業(yè)務(wù)人員、店員隨意打折權(quán)限過大！時常出現(xiàn)：為了爭搶源，同一個客戶到不同的門店購買同樣商品價格不一致、贈品隨意發(fā)放、負(fù)毛利銷售商品等混亂現(xiàn)象。即影響的公司整體的信譽也存在嚴(yán)重的管理漏洞！

• T+系統(tǒng)：——公司統(tǒng)一價格管理，并有系統(tǒng)嚴(yán)格控制；通過公司化的價格體系管理，首先針對不同的客戶類型（普通零售客戶、重點零售客戶、經(jīng)銷商、特約商、加盟商等）制定不同的價格等級，分類制定價格政策，統(tǒng)一價格優(yōu)惠口徑；其次設(shè)置最底價值控制，避免負(fù)毛利或超低毛利銷售；最后上收價格設(shè)置權(quán)限，由公司專人負(fù)責(zé)價格管理設(shè)置，逐步取消店員的價格權(quán)限，最終實現(xiàn)價格的公司化管控，避免各自為政和管理漏洞。

2.時實庫存管控：

• 應(yīng)用前：——銷售單據(jù)在開單人員開出后（開的草稿），交由庫存發(fā)貨。已發(fā)貨的單據(jù)交到公司在第二天由財務(wù)人員進(jìn)行審核后，轉(zhuǎn)為正式單據(jù)！一方面庫存數(shù)據(jù)滯后，無法獲取當(dāng)天的庫存數(shù)據(jù)；二是負(fù)責(zé)管理貨品的庫管只管發(fā)貨，沒有承擔(dān)庫存管理帳實相符的責(zé)任，發(fā)貨確認(rèn)放到了財務(wù)，導(dǎo)致庫管責(zé)任心不強(qiáng)，庫存損耗較高。

• T+系統(tǒng)：——通過重新梳理和調(diào)整業(yè)務(wù)流程，取消了銷售草稿，把庫存發(fā)貨及審核確認(rèn)重新放回庫管人員（要明確的是如何保證庫管人員的責(zé)任落地，有沒有監(jiān)督或其它環(huán)節(jié)和對得流程？），一方面實現(xiàn)了實時庫存的管理；二方面提高了庫管人員的職責(zé)，即要保證發(fā)貨準(zhǔn)確，也要保證帳實相符。第三還通過，系統(tǒng)提供的“可用量”功能，記錄“開單暫存、開單收款暫不提貨”等預(yù)計出庫量，合理的安排銷售發(fā)貨，提高了發(fā)貨準(zhǔn)確度和客戶滿意度。上線1個月后，公司的9月份的發(fā)貨量（發(fā)貨筆數(shù)）提高了12%。

3.門店收銀管控：

• 應(yīng)用前：——因為自營門店在批發(fā)市場內(nèi)，即承擔(dān)終端客戶零售也進(jìn)行批發(fā)配貨，即有現(xiàn)金交易也存在掛帳銷售，收到營業(yè)款項即有當(dāng)天的銷售款，也有歷史的欠款收回；而且還存在同市場調(diào)貨零星采購的坐支現(xiàn)金和定期結(jié)算付款等各類銷售及收付款混合在一起，增加了門店收銀資金的管控難度。

• T+系統(tǒng)：——通過T+系統(tǒng)的銷貨單（現(xiàn)結(jié)與賒銷掛帳）、收款單（收回歷史欠款）、進(jìn)貨單（現(xiàn)結(jié)與賒購掛帳）、付款單（支付歷史欠款）等單據(jù)，準(zhǔn)確的記錄和區(qū)分“銷售開單、現(xiàn)結(jié)收款、掛帳賒欠、收回歷史欠款、零星市場采購、現(xiàn)金采購現(xiàn)結(jié)、采購掛帳定期結(jié)算”，并提供對應(yīng)的統(tǒng)計報表！大大方便門店收銀核對與財務(wù)稽核，避免了門店營業(yè)款管理的失控和漏洞！財務(wù)部門對各門店的營業(yè)收銀繳款核對，從之前時間2個小時，提高到1個小時不到，節(jié)約了50%的時間。

4.采購防斷貨管控：

• 應(yīng)用前：——因庫存數(shù)據(jù)不及時、不準(zhǔn)確，無法掌握實時的庫存數(shù)據(jù)，又考慮到食品的保質(zhì)期和不方便退換貨等原因，采購人員在采購下單時只有采取小批量多次采購等方式。但因為涉及到幾千個單品，經(jīng)常出現(xiàn)采購不及時或采購量不合理導(dǎo)致的斷貨，嚴(yán)重影響了門店銷售與客戶滿意度及忠誠度。

• T+系統(tǒng)：——通過優(yōu)化和調(diào)整業(yè)務(wù)流程，實現(xiàn)了實時的庫存管理并且通過“安全庫存自動預(yù)警”功能，對各類商品設(shè)置“安全庫存”并自動提醒采購人員，極大的避免了“門店斷貨”。上線1個月后，公司的9月份的總體營業(yè)額提高了10%創(chuàng)歷史新高。

5.客戶信息安全管控：

• 應(yīng)用前：——客戶是企業(yè)經(jīng)營之本，獲取新客戶企業(yè)付出了巨大的前期成本，因此“客戶數(shù)據(jù)”是企業(yè)的核心資源和重要財富。但隨著企業(yè)人員的擴(kuò)展和逐步的專業(yè)化內(nèi)部分工，越來越多的各類員工都會接觸到企業(yè)的這個“核心資源”并且在不斷的完善和補充這個資源。如何在不影響正常經(jīng)營的前提下，保護(hù)企業(yè)的這個“核心資源”，避免大批量的客戶數(shù)據(jù)泄漏，是公司老總非常頭痛的問題。

• T+系統(tǒng)：——T+通過多種機(jī)制最大限度的降低客戶數(shù)據(jù)泄露的風(fēng)險。一方面通過功能權(quán)限設(shè)置，設(shè)定哪些人能“查詢、打印”客戶數(shù)據(jù)，嚴(yán)控“成批導(dǎo)出”客戶數(shù)據(jù)；二是功能數(shù)據(jù)權(quán)限，進(jìn)一步劃分和細(xì)化接觸客戶的范圍，例如：貴陽的門店只能查詢“貴州地區(qū)”的客戶，省外的客戶由專門的物流中心人員查詢。避免無關(guān)人員接觸特定的客戶數(shù)據(jù)。三是通過U盾提高進(jìn)去系統(tǒng)的人員安全限制，避免離職員工或外部人員非法登陸系統(tǒng)。

6.財務(wù)往來結(jié)算管控：

• 應(yīng)用前：——公司的各類往來單位幾千家，涉及到零售、配送、批發(fā)、加盟等各類銷售形式，付款方式（現(xiàn)金付款、先款后貨、先貨后款、月結(jié)、滾單、壓單、物流公司代收等）多種多樣，因凍品行業(yè)保質(zhì)期、儲存條件等限制，而且很多客戶都是小批量多頻率的購買。面對每月上萬筆，堆積如山的銷售和發(fā)貨單據(jù)，如何準(zhǔn)確的核算往來應(yīng)收應(yīng)付款，保證不漏單、不錯單、及時催收款項就是財務(wù)部門工作重點和難點。

• T+系統(tǒng)：——通過T+業(yè)務(wù)財務(wù)一體化的管理和財務(wù)自動化核算平臺，把財務(wù)部門的工作重心從“日常核算”轉(zhuǎn)移到對“業(yè)務(wù)部門業(yè)務(wù)單據(jù)的稽核與督導(dǎo)”上來，只要確保了業(yè)務(wù)部門單據(jù)的及時、準(zhǔn)確、規(guī)范性，財務(wù)數(shù)據(jù)定期依據(jù)業(yè)務(wù)單據(jù)自動生成，在確保往來結(jié)算準(zhǔn)確性的前提下，大大減輕了財務(wù)的工作量，為財務(wù)工作重點從“事后發(fā)現(xiàn)問題”向“事前預(yù)防問題”轉(zhuǎn)變提供了基礎(chǔ)，T+系統(tǒng)上線后1個月的“當(dāng)月銷售應(yīng)收賬款回收率”從70%左右提高到了86%。

7.財務(wù)成本管控：

• 應(yīng)用前：——原來公司的管理系統(tǒng)只適合“個體商戶”的簡單收支管理模式，沒有健全規(guī)范的財務(wù)功能模塊。在直接成本方面（例如：運費、贈品等）沒有直接分?jǐn)傇趯?yīng)的采購業(yè)務(wù)或銷售業(yè)務(wù)上，導(dǎo)致銷售毛利分析不準(zhǔn)確；在間接費用成本方面（例如：房租、固定資產(chǎn)、營業(yè)設(shè)備購置費用、裝修費用等）無法提供間接費用的自動分?jǐn)?，?dǎo)致在成本分析及管控方面，缺乏數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，無法對各個獨立業(yè)務(wù)部門的經(jīng)營成果進(jìn)行考核與評價，根本就談不上成本控制與管理。

• T+系統(tǒng)：——在直接成本方面，通過直接成本與直接費用、贈品等的合理分?jǐn)偱c處理，在銷售業(yè)務(wù)發(fā)生后，準(zhǔn)確及時的自動計算成本并實現(xiàn)銷售毛利分析。第二在間接成本方面，提供各類銷售費用分?jǐn)偱c核算，同時房租、固定資產(chǎn)、營業(yè)設(shè)備購置費用、裝修費用等通過資產(chǎn)管理模塊，自動按月進(jìn)行分?jǐn)?，?zhǔn)確的計算公司整體及各個獨立考核的業(yè)務(wù)部門的利潤貢獻(xiàn)。為公司對業(yè)務(wù)部門進(jìn)行業(yè)績評價和考核提供了數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

8.業(yè)績報表分析：

• 應(yīng)用前：——原來公司使用的管理系統(tǒng)只能提供簡單的收支報表，無法提供規(guī)范的“資產(chǎn)負(fù)債表、公司利潤表、部門利潤表、費用明細(xì)表”等各類財務(wù)報表；在現(xiàn)金銀行方面，只能提供現(xiàn)金銀行的流水帳，日記帳無法調(diào)整日期排序順序等，極大的制約的規(guī)范化、企業(yè)化管理的推行。

• T+系統(tǒng)：——在業(yè)務(wù)報表方面，提供銷售類、庫存類、采購類、往來及收付款、現(xiàn)金銀行類等各類直接業(yè)務(wù)報表。在財務(wù)報表方面，通過財務(wù)相關(guān)模塊，提供了規(guī)范的財務(wù)帳簿（日記帳、明細(xì)帳、三欄帳、多欄帳、輔助帳等）和“資產(chǎn)負(fù)債表、公司利潤表、部門利潤表、費用明細(xì)表”財務(wù)會計報表。為企業(yè)的經(jīng)營管理從“個體商戶”向“企業(yè)化”轉(zhuǎn)變提供了基礎(chǔ)。

后記：

在回顧信息化的應(yīng)用益處時，楊承宇先生表示：“從我這看，上暢捷通T+好處有二點：1、業(yè)務(wù)順暢，效率提升，管理簡單；2、信息快，公司管理更透明了。你們說，這難道還不值得欣慰嗎？”

貴陽積廚創(chuàng)造食品有限公司借助“暢捷通T+”打通企業(yè)管理癥結(jié)，在大力推行信息化的同時，自身也獲取了非常大的收益，這難道不值得更多的同行們借鑒嗎？