美居師的信息化“求索路”

——肇慶市美居師漆具有限公司信息化應(yīng)用故事

企業(yè)許總在嘗試了局部業(yè)務(wù)流程“改良”后，更要從整體業(yè)務(wù)管理、ISO質(zhì)量管理、人力資源管理方面對美居師上上下下進行全面的“革命”，他只說了七個字：“任何人都要支持。”其結(jié)果是：美居師2009年的產(chǎn)量比2008年有了300%的增長，這著實令許多出口外銷企業(yè)驚嘆不已。

深秋，廣東肇慶市美居師漆具有限公司（以下簡稱“美居師”）展廳。展示架上，一排排擺放整齊的油漆刷、油漆滾架在陽光的照射下顯得十分安靜、耀眼、醒目，讓人馬上聯(lián)想到美居師的主人對企業(yè)管理的井井有條。

在一間諾大的倉庫門口，幾個裝卸工人正在忙碌著。羅經(jīng)理指著三個大型集裝箱向我們介紹到：“今天是周末，明天海關(guān)不上班，我們要多裝一個貨柜趕過去?，F(xiàn)在，我們的訂單比去年翻了兩翻，快忙不過來啦。”羅經(jīng)理在美居師一直主管產(chǎn)品工程技術(shù)，今年對他和全體美居師員工而言是大展身手的一年。

隨后，我們在財務(wù)陳經(jīng)理的帶領(lǐng)下，走進了她的辦公室。在這間不到十平米的屋子里，擺放著五臺電腦，陳經(jīng)理告訴我們：“在暢捷通T6實施上線的那半個月中，我們10余位各個業(yè)務(wù)線的負責(zé)人，3位科力的工程師一起“革”了企業(yè)業(yè)務(wù)管理的“命。””陳經(jīng)理嘴里說的“革命”，在整個美居師人心里恐怕沒有人會忘記，大家都對發(fā)生在2008年年初企業(yè)的那場ERP革命記憶猶新。美居師從當(dāng)初的僅僅五臺電腦能夠發(fā)展到現(xiàn)在同時用四、五十臺電腦對企業(yè)進行管理，其中變化之大，連陳經(jīng)理都始料未及。

一次改良：帶來契機

回想起來，當(dāng)時美居師做ERP，確切地說是僅僅用ERP的一部分來管理企業(yè)財務(wù)的主要原因，是為了提升財務(wù)部門的工作效率和管好企業(yè)的現(xiàn)金流。公司一直處在快速發(fā)展期，08年大多數(shù)外銷型企業(yè)訂單數(shù)量大跳水，而美居師憑借過硬的產(chǎn)品質(zhì)量使得訂單量不降反升。大批如雪片般的訂單背后，何時能真正給客戶交貨也成了企業(yè)許總心中最放不下的事兒。許總在關(guān)注訂單交期的同時，也和絕大多數(shù)企業(yè)家一樣，想把企業(yè)的財務(wù)管好，成本核算搞好，這些都關(guān)系到企業(yè)的現(xiàn)金流?，F(xiàn)金流是企業(yè)的命脈，管好現(xiàn)金流就相當(dāng)于管好了整個企業(yè)。

企業(yè)有3個大類的產(chǎn)品，2千多種規(guī)格型號，半成品有5000種左右，物料更是達到了8000種之多，公司產(chǎn)品的80%用于出口。

他們首先應(yīng)用了ERP中最初級的財務(wù)產(chǎn)品對企業(yè)進行管理。由于基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和庫存準確性不高，美居師在財務(wù)成本核算上可謂艱難重重，從手工到財務(wù)系統(tǒng)的正式應(yīng)用花了半年時間，這其中有5個月是在整理基礎(chǔ)數(shù)據(jù)中度過的。通過這次對財務(wù)成本工作的“改良”，成本計算的準確性比手工上有了非常大的提高，在高興之余，許總還是倒吸了一口涼氣。

各種隱患顯露端倪

有一天，公司商務(wù)部收到傳真，客戶說有款產(chǎn)品的手柄顏色變淺了。這在大多數(shù)漆具生產(chǎn)廠商看來是個很小的問題，不就是顏色淺了點嘛，況且是手柄，不影響使用。金融危機發(fā)生后，國外客戶的訂單減少了很多，但美居師的訂單卻大幅增加。許總在逆市中還做出了擴大規(guī)模，兼并兩個瀕臨倒閉的工廠的決策，正是出于許總對美居師產(chǎn)品質(zhì)量出眾的信心。這次，一向?qū)①|(zhì)量視為企業(yè)生命的美居師居然出現(xiàn)了產(chǎn)品質(zhì)量問題，無意是一個嚴重的事件，許總立刻把全部相關(guān)人員都叫來開會，尋找問題出現(xiàn)的根源。這批手柄上貼的標簽是用環(huán)保料進行生產(chǎn)的，環(huán)保料有一個自動降解的過程，顏色有可能會自動變淡，這種情況按規(guī)定都是要按照訂單產(chǎn)品用料的不同提前和客戶解釋的。發(fā)生這次客戶致疑事件的根本原因是企業(yè)內(nèi)部信息互通不順暢，生產(chǎn)用料品種情況沒有及時被反饋到客戶服務(wù)部門，才引發(fā)了這次的客戶投訴事件，問題的焦點最終定格在內(nèi)部業(yè)務(wù)信息的互通上。

美居師決定將這批產(chǎn)品全部召回，重新更換標簽發(fā)給客戶，同時向客戶就標簽顏色變淺的原因做出解釋。那批產(chǎn)品全部被召回并重新組織標簽替換后發(fā)貨，只用了不到一個月時間，可以說處理得很漂亮。當(dāng)所有人都在逐漸淡忘這件事的時候，許總卻發(fā)現(xiàn)，有些事情并非是人力所能的，即便是人力能夠做到，那也要付出很大的代價。

08年的金融危機，對出口型企業(yè)影響最大，美居師也感到陣陣寒意。如何渡過難關(guān)成為擺在公司決策人員面前的一個難題。經(jīng)過深思，許總下定了決心：對外，擴大規(guī)模，在保持國外市場的同時開拓國內(nèi)市場；對內(nèi)，提升內(nèi)部管理、開發(fā)新品種。產(chǎn)品有了過硬的質(zhì)量，使得企業(yè)訂單如雪片般飛來，訂單增多后，企業(yè)往往更加關(guān)注客戶訂單的及時交付情況。

要保證企業(yè)訂單的及時交付，需要企業(yè)各個業(yè)務(wù)部門協(xié)調(diào)配合，這在美居師也不例外。但許總卻敏銳地發(fā)現(xiàn)了企業(yè)內(nèi)部存在的各種隱患所在：采購部門給供應(yīng)商付款時要在一大籮單據(jù)中查找相對應(yīng)的入庫驗收單，效率非常低；對與同一種材料，由于料號編碼不能達到統(tǒng)一，不同部門的人會認為是不同的材料，造成領(lǐng)料錯發(fā)、庫存積壓；原來銷售訂單寫好后，要被派到車間去，這就需要一定的時間，車間手工算完這批訂單需要多少原料再傳給采購部門去采購，再加上各個部門對材料的名稱和編號不統(tǒng)一，不免會導(dǎo)致采購問題的出現(xiàn)，等過了一個月才發(fā)現(xiàn)錯誤，造成延期交付那就太遲了……

再有，美居師境外的客戶很多，他們對企業(yè)的要求也是非常嚴格的。為保證自己的權(quán)益，他們每年會來企業(yè)做1到2次的“驗廠”，主要看企業(yè)材料供應(yīng)方面和生產(chǎn)工序方面的工作，有時對企業(yè)的廠房、配套設(shè)施建設(shè)等方面也要進行實地考察。如果有他們認為不太合格的地方，可能就會放棄與企業(yè)簽定的訂單，有的大客戶甚至對每批出廠的貨還需要進行檢驗。

一次，在美居師廠區(qū)內(nèi)，幾個歐洲人正拿著一撂表格在工廠各個角落忙碌著，一個歐洲客商在企業(yè)原料倉停了下來。客戶對企業(yè)的要求都是很苛刻的，在所有來美居師“驗廠”的客戶中，竟然有80%的客戶對企業(yè)物料的采購期表現(xiàn)出濃厚的關(guān)注度，看哪批物料是什么時候來的，采購的量是否會在這個周期生產(chǎn)完，他們關(guān)注企業(yè)會不會用積壓的物料生產(chǎn)產(chǎn)品給我用？他們都希望自己拿到的產(chǎn)品是最優(yōu)質(zhì)的，就算是漆具沒有保質(zhì)期限制，客戶也同樣希望自己的產(chǎn)品是用企業(yè)最新采購進的原材料制作的。最讓美居師頭疼的是，如果知道了生產(chǎn)某批產(chǎn)品用的是去年積壓下來的原料，客戶也許會從此減少與企業(yè)的簽單量，在他們看來，控制不好原料采購的企業(yè)，是管理混亂的企業(yè)，產(chǎn)品質(zhì)量無疑也不能得到很好的保證，更何況訂單的準時交付了。

油漆刷子的生產(chǎn)周期是一周，國內(nèi)物料采購的周期又比較長，為一個月左右。生產(chǎn)人員在算采購計劃的時候，又很少考慮庫存量，一旦控制不好采購的量就容易造成物料積壓，使客戶產(chǎn)生上述“驗廠”時對企業(yè)生產(chǎn)所用物料的擔(dān)憂；企業(yè)庫存、原料、產(chǎn)成本等占用資金共1千多萬左右，月銷售額100多萬，周轉(zhuǎn)期短，為保證生產(chǎn)，原料庫存量還要跟的上。在這種情形下，想要把企業(yè)原料采購量控制在最合理的范圍內(nèi)，就變得非常困難了。有一個月在分批抽檢統(tǒng)計中，某批采購的原料竟然存在2%的積壓。羅經(jīng)理的說得很形象：“某種意義上，可以說庫存是我們自己買回來的。”采購和庫房人員也無法搞清這一批庫存原料到底是上一批哪個產(chǎn)品沒用完的，就更不要提月底精細的財務(wù)核算了。

“求索”路上豁然開朗

產(chǎn)品質(zhì)量上去了，訂單也增多了，但訂單的及時交付是擺在眼前的最急需解決的問題。想到這些，許總的思路開始慢慢凝固起來，直到他把發(fā)生在企業(yè)身上的這些問題都串聯(lián)起來考慮的那一刻，仿佛那層堅冰才漸漸開始碎裂。隨后，許總的思路才慢慢流暢了起來，這些看似獨立發(fā)生的事件，實際上都是有它們的必然性的。對一家制造型企業(yè)而言，保障企業(yè)生產(chǎn)環(huán)節(jié)的順暢運行無疑是維系企業(yè)命脈的關(guān)鍵?；A(chǔ)數(shù)據(jù)和庫存準確性不高、各種原材料的采購周期不同，從做采購計劃、物料需求計劃，到物料入倉，然后安排生產(chǎn)，這其中哪一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)偏差都會直接影響到企業(yè)的效益。許總突然意識到，單靠事后對現(xiàn)金流進行分析是遠遠不夠的，要想提高企業(yè)的利潤，只是憑借對某個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的簡單“改良”是永遠達不到企業(yè)產(chǎn)值翻番的預(yù)期的。深思熟慮后，許總選擇借助信息化手段進行美居師內(nèi)部管理。

“我們認識到對公司進行信息化改造，發(fā)掘和提升生產(chǎn)力已變得刻不容緩，信息化是公司遲早都要邁過的一道坎兒。”許總回憶，在走出了ERP第一步“改良”財務(wù)核算工作后，既然沒有回頭的可能性，他索性就帶著美居師人走到底，進行企業(yè)業(yè)務(wù)管理的“革命。”然而，這在最初只是個美好的愿望，當(dāng)時公司上下對ERP的認知和理解還普遍不夠，為了盡快熟悉ERP的理論和體系，公司抽調(diào)各部門負責(zé)人成立了信息化攻關(guān)小組。一時間，新華書店里有關(guān)ERP的書籍竟被他們壟斷性地購走，后來有人講，那段時期是他們在進行“ERP大躍進。”他們紅著眼睛都要跟那要命的ERP過不去，在與科力3位工程師同呼吸共命運三個月后，美居師一口氣梳理了十幾個內(nèi)部主要流程，借助暢捷通T6-企業(yè)管理軟件把企業(yè)各個業(yè)務(wù)部門都串聯(lián)了起來，尤其是規(guī)范了企業(yè)作業(yè)流程化和標準化。

現(xiàn)在，各個部門可通過暢捷通T6-企業(yè)管理軟件這個平臺對各項企業(yè)業(yè)務(wù)進行快速的反應(yīng)，就此打破了信息孤島，實現(xiàn)了部門間業(yè)務(wù)信息的共享。應(yīng)用ERP以后的直接效果是，美居師2009年的產(chǎn)量比2008年有了300%的增長，常規(guī)漆具的生產(chǎn)從以前的最長一周半縮短到一周，復(fù)雜的月末成本計算現(xiàn)在只需要2天就能夠完成。這些數(shù)字終于讓美居師體會到了“陽光燦爛”的快樂，許總也放遠了眼光，在今年要對企業(yè)進行轉(zhuǎn)型，在兼顧海外市場的同時，加大力度主攻國內(nèi)市場。